Privacy statement

Als u ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons Privacybeleid.
SmartMatch is ervan overtuigd dat de persoonlijke levenssfeer van haar kandidaten, flexwerkers, werknemers, alsook van haar andere relaties en bezoekers van de website van essentieel belang is. De persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) hieraan stelt.

Wie zijn we?

SmartMatch  Nederland is gevestigd te Amsterdam, Weteringsschans 165, 1017 XD  en is verantwoordelijk voor de gegevensverwerkingen (Verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens).

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, u zich inschrijft op één van onze vestigingen of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze hr-dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement.

Meer specifiek, uw persoonsgegevens worden verwerkt om:

  • u aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert)
  • u te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld (opt-in)
  • uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk danwel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks etc.
  • een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren
  • onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinde) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen
  • een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen
  • voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen
  • voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne  controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole
  • kwaliteitsdoeleinden zoals certificering
  • subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen
  • als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, abeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.
Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:
Bij inschrijving:

  • NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens
  • geboortegegevens, leeftijd, geslacht
  • curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring
  • gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan
  • gegevens over beschikbaarheid en verlof
  • andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften
  • pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis

Op het moment dat u voor SmartMatch  kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt:

  • nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning
  • overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie
  • SmartMatch  Nederland legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens (kandidaten, flexwerkers, zzp-ers) delen?

SmartMatch kan uw persoonsgegevens doorgeven aan andere SmartMatch  entiteiten, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.
De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?”.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen

1.Kandidaten (indien u (nog) niet voor SmartMatch heeft gewerkt)

Uw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact indien u niet voor SmartMatch  heeft gewerkt.
Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, kunt u dit aangeven middels een mail naar info@smart-match.nl. U wordt niet meer benaderd en bemiddeld door SmartMatch. Uw persoonsgegevens zijn nog drie kalendermaanden beschikbaar in een afgeschermde omgeving (bij Werving & Selectie is deze periode 24 maanden in verband met claimrisico’s). In deze afgeschermde omgeving zijn uw gegevens enkel beschikbaar voor SmartMatch  onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden uw gegevens definitief verwijderd.

2. Indien u voor SmartMatch werkt/heeft gewerkt

Uw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband.
Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor SmartMatch.
Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, dan kunt u dit aangeven via een mail naar info@smart-match.nl. U wordt niet meer benaderd en bemiddeld door SmartMatch. Uw persoonsgegevens worden in dat geval na twee jaar gearchiveerd in een afgeschermde omgeving. Uw persoonsgegevens zijn dan enkel beschikbaar voor SmartMatch onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor toepasselijke doelen en termijnen.

3.Persoonsgegevens van zakelijke relaties

(contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden)

SmartMatch  verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties:

  • namen, contactgegevens en functies van contactpersonen.

SmartMatch  kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie dan wel ten behoeve van de bemiddeling. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan andere SmartMatch  entiteiten, aan sollicitanten of kandidaten, zakenpartners en onderaannemers (bv gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin SmartMatch  hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis. Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. SmartMatch  heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Beveiliging

SmartMatch  doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevenbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is SmartMatch  met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door SmartMatch , dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact opnemen met info@smart-match.nl of SmartMatch  t.a.v. afdeling Juridische Zaken, Weteringsschans 165C, 1017 XD, Amsterdam. U kunt onze afdeling Juridische Zaken ook telefonisch bereiken via telefoonnummer 020 261 38 48.

Wijzigingen

SmartMatch  kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacystatement. Het meest actuele Privacystatement is te allen tijde in te zien op de website van SmartMatch . Deze versie is opgesteld in juli 2016.